چگونه ارائه خوبی داشته باشیم؟

مدت زمان تخمینی برای مطالعه این مقاله ی تخصصی، ۱۶ دقیقه می باشد.

چگونه ارائه خوبی داشته باشیم | هرآنچه برای یک ارائه موفق نیاز دارید!

یک ارائه خوب می تواند ضامن بسیاری از موفقیت های شما باشد، حال این ارائه میتواند ارائه موفق در سمینار و یا ارائه موفق پایان‌نامه باشد که مورد نیاز قشر تحصیلکرده و فرهیخته ماست و یا ارائه ی یک محصول برای مشتری و یا حتی تعریف یک خاطره شخصی که در یک میهمانی میخواهید برای جمعی تعریف کنید. شاید برای شما هم جالب باشد که بدانید در یک نظرسنجی مشخص شد که بسیاری از افراد، بیشتر از مرگ، از سخنرانی در جمع واهمه دارند. اما نگران نباشید، به شما قول میدهم پس از اتمام این مقاله و انجام تمرینات ساده ی آن هر آنچه را که برای یک ارائه موفق نیاز دارید بدست خواهید آورد.

باهم در ارتقا باشیم…

چگونه ارائه خوبی داشته باشیم؟

یادتان باشد که اگر شما هم تاحدی استرس سخن‌گفتن در جمع را دارید کاملا طبیعی است، همانگونه که در ابتدای مقاله نیز اشاره شد، طبق مطالعات و نظرسنجی‌های متعدد و معتبر، ترس از سخن‌گفتن در یک جمع بالای ده نفر یکی از پنج کار وحشتناک از دید بسیاری از افراد جامعه است! اگر شما توانایی (ولو در حد متوسط به پایین) صحبت در جمع را دارید سرتان را بالا بگیرید؛ چراکه شما به اندازه یک گلادیاتور، فردی فوق‌العاده شجاع هستید!!!
فراموش نکنید که تقریبا تمامی افرادی که در جمع هستند همراه شما هستند. همه آنها دوست دارند شما یک ارائه بی‌نقص انجام دهید. اینکه در مقابل صدها نفر ایستاده‌اید به معنی تایید شما است که مشتاق‌اند صحبت‌هایتان را بشنوند. معمولا ذهن انسان‌ها از ناشناخته‌ها واهمه دارد. پس بهتر است کمی در مورد حس واقعی مخاطبین بیشتر بدانید. فراموش نکنید انسانها، ولو انسانهای بزرگ، در مورد همه چیز اطلاع ندارند. ایمان داشته باشید که در این جمع شما یک فرد کاملا ارزشمندید که میخواهید برای دوستان خود صحبت کنید. مدام باخود تکرار کنید که همه آرزو دارند من بهترین ارائه را داشته باشم. همه من را فردی قوی و دارای قدرت بالا می‌دانند. هیچ چیز پیچیده‌ای وجود ندارد! این بخش یکی از بخش‌های کلیدی برای ارائه سخنرانی بی نقص است که بدانیم همه‌ی حضار دوست ما و همراه ما هستند.
روی مطالبی که قرار است ارائه دهید متمرکز شوید. با خود هرآنچه قرار است مخاطبان شما پس از پایان جلسه به عنوان چکیده از شما فرابگیرند، مرور کنید. فکر کردن مدام روی یک موضوع به این معنا نیست که شما یک مساله را به مدت چندین روز بدون وقفه مورد موشکافی قرار بدهید؛ بلکه میتوانید با تعداد دفعات بالا و در فواصل زمانی مختلف روی یک موضوع فکر کنید. بدین شکل حتی در زمانهای استراحت، ذهن ناخودآگاه شما مساله مورد نظر را مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهد و میتوانید اید‌ه‌ها و سبک ارائه بهتری نیز پیدا نمایید.
در هر حال باید پیش از ارائه،  به شکل تیتروار بدانید که چه موضوعاتی را قرار است منتقل کنید. اینها چارچوب ها و ستون اصلی سخنرانی شما را تشکیل خواهند داد. موکدا توصیه میشود حتما این چکیده را یاداشت کنید.
همواره اصل صداقت را رعایت کنید. هنگام سخنرانی سعی نکنید تقلید کنید؛  خود واقعیتان باشید. قطعا حضار برای سخنرانی و شنیدن مطالب شما آمده‌اند نه تماشای یک تئاتر یا تقلید صدا! سعی کنید تا می‌توانید بیان خود را ساده و سطح پایین تشریح کنید. انیشتین می‌گوید:” هیچگاه چیزی را خوب نفهمیده ای، مگر اینکه بتوانی آن را برای مادربزرگت شرح دهی! ” پس شما هم سعی کنید مطالب را آنگونه شرح دهید تا اگر مادربزرگتان در بین حضار است آن‌را متوجه شود!

ارائه سمینار موفق، با ورود باشکوه

باشکوه وارد صحن شوید. افراد با کاریزمای بالا خیلی سریع وارد جمع نمی‌شوند. عده‌ای از افراد معروف به طور ذاتی استاد ورود باشکوه به جمع هستند. آنها با سری بالا و با لبخندی بسیار ملایم وارد اتاق شده؛ اندکی در کنار درب مکث کرده، نگاهی به حضار انداخته، تک تک افراد حاضر را به سرعت از نظر می‌گذرانند. باحالت بدنی پذیراوارد جمع می‌شوند. دقت داشته باشید مکث بیش‌از حد می‌تواند معنای کبر و غرور، و نگاه ممتدِ زیاد، به نوعی ترس و وحشت را القا می‌نماید.

آموزش زبان بدن در ارائه کنفرانس خوب

زبان بدن عموماً بیش از آنکه زبان ما شروع به صحبت کند، شروع به سخنرانی خواهد کرد. این حرکات و بدن ماست که نشان دهنده حالات روحی ما خواهد بود. در هنگام ارائه یک سخنرانی برای عده‌ای در یک کلاس کنفرانس یا هرگونه اجتماعی دیگری ابتدا باید به جو عمومی و تفکر غالب حاکم بر آنجا شناخت داشت. در نتیجه زبان بدن سخنرانی را متناسب با آن هماهنگ کرد.

حالت سر در ارائه موفق

داشتن سر رو به بالا نشانه اعتماد به نفس و رضایت از خود می باشد. لذا اگر دوست دارید در آنجا شما را به عنوان یک انسان قوی با اعتماد به نفس بالا بشناسند؛ باید چانه خود را تقریباً موازی با سطح افق قرار دهید.

زبان بدن دست‌ها برای یک ارائه خوب

در مورد نحوه حرکت دستها در صورتی که تمایل داریم به عنوان انسانی صادق و صمیمی به نظر بیاییم باید دست های خود را نزدیک به هم و در مقابل سینه نگه داریم؛ برای حالتی که می‌خواهیم فردی باشیم که می‌خواهد یک سری اطلاعات جدید را توأم با نوعی همدلی به مخاطب خود انتقال دهد، باید کف دستها موازی به هم و با فاصله چند سانتیمتری و کمی بالاتر از سینه قرار گیرد. دست های گره کرده در جلو و در مقابل شکم نشان دهنده احترام و تواضع، دست های گره کرده و قرار گرفته در پشت القاکننده عدم صداقت و پنهان کردن چیزی و یا نوعی تحکم می‌باشد.

زبان بدن پاها در یک ارائه خوب

در مورد پاها، در صورتی که پاها به هم نزدیک و چسبیده باشد به نوعی نشان دهنده تواضع و همچنین اگر پاها از هم دور شوند نشانه قدرت ایستادگی و صلابت است. حال با توجه به اینکه قصد داریم چه حسی را به مخاطب القا کنیم، می‌توانیم در مواقع متفاوت برای رساندن منظور خود، از زبان بدن بهره‌مند شویم.

یک ژست خوب برای یک ارائه  خوب

به طور خلاصه می‌توان گفت داشتن سری رو به بالا، دست های قرار گرفته در امتداد بدن و یا چسبیده به هم به نوعی که نشان دهنده احترام باشد و پاهای باز شده کمتر از عرض شانه را می‌توان یک ژست مناسب و معقول را برای ایجاد یک حس خوب در یک جمع نسبتاً عمومی دانست.

چگونه ارائه موفقی داشته باشیم؟ دقیقه های اول حیاتی

برای ارائه موفق در سمینار، دقایق اول بسیار اهمیت دارند. یک نکته طلایی وجود دارد که بیشترین تاثیر در شکل‌گیری تصورات افراد در مورد ما، در همان دقایق ابتدایی صورت می‌گیرد.
به همین دلیل توصیه می شود پیش‌تر، برای چند دقیقه اول سخنرانی خود، بیشتر فکر کنیم. بارها و بارها جملات و نحوه ادای آنها را تمرین و مرور کنیم. تاکید می‌شود بر روی کلمات و لحن ارائه آنها تا مینوانید تمرین داشته باشید. اجازه بدهید چند دقیقه اول سخنرانی ملکه ذهنتان باشد. چرا که به طور ناخودآگاه اگر شما دقایق اول را به خوبی سپری کنید سطح انرژی شما و مخاطبین بهم نزدیک‌تر شده و آن حس عجیب و ناشناخته که باعث پریشانی شما بود، به طور کامل محو خواهد شد.

توصیه میکنم در دقایق اول مفهوم اصلی را که قرار است منتقل کنید، با استفاده از یک نقل قول، شروع با یک داستان و یا طرح یک سوال آغاز کنید. آغاز سخنرانی شما باید به نوعی باشد که احساس نزدیکی شما با مخاطب را در آنها ایجاد کند. به این منظور میتوانید به بخش بهترین سخنرانی های تد  که در سایت ارتقا مراجعه و به نحوه شروع ارائه های آنها دقت نمایید.

آنچه در این بین اهمیت قابل توجهی دارد لحن و نحوه رفتار ما می‌باشد. نیاز نیست که ما در همان ابتدا با یک زبان پیچیده فنی و ثقیل با مخاطب خود صحبت کنیم! داشتن یک لبخند ملایم و متناسب با جو عمومی، می‌تواند بسیار کارساز باشد. تا حد امکان می‌توان عنصر طنز را نیز به شکلی مناسب و در حد معقول چاشنی سخنان اولیه خود کنید. با این کار به اصطلاح یخ رابطه ها را شکسته و فضا را صمیمی‌تر کند. ولی توجه داشته باشیم که افراط در استفاده از طنز می‌تواند وجه بسیار زشتی برای سخنرانی ما داشته باشد. اینکه تا چه حد مجاز به استفاده از بیان طنز هستیم، از بازخورد خود مخاطبین و البته بسته به موضوع سخنرانی و جمعی که برای آن ها سخنرانی می شود، سنجیده می‌شود. مادامی که عموم مخاطبین ما درهربار به طنز شما با لبخندی ملایم پاسخ داده و تعداد آن لبخندها بیش از دفعه پیشین باشد، یعنی شما در محدوده مجاز حرکت می‌کنید. اگر احساس کردید در دفعات بعدی تعداد پاسخهای مثبت تغییر زیادی نداشت بهتر است بیشتر احتیاط نمایید. عده‌ای از سخنرانان حرفه‌ای بازه زمانی ۱۰-۱۵ دقیقه‌ای را برای یک سخنرانی عمومی، جهت استفاده از طنز  را مناسب میدانند(به عبارتی۴-۵ بار در یک ساعت).

ارائه موفق با دانستن اهمیت عبارتهای کلیدی

توجه کنید؛ درست است که همه افرادی که در سخنرانی ما حضور دارند می‌دانند برای چه آمده‌اند و ما نیز می‌دانیم که به چه منظور می‌خواهیم برای آنها سخنرانی کنیم. اما باز بهتر است در همان دقایق ابتدایی به وضوح و با صدای رسا خودمان نیز تکرار کنیم که منظور از ارائه این سخنرانی دقیقا چیست؟ کار بردن این جملات می‌تواند یک حس اطمینان و نزدیکی را در مخاطب ایجاد کند.

برخورد با یک اتفاق پیش‌بینی نشده

ما در یک سخنرانی زنده قرار است صحبت کنیم نه یک فیلم از پیش تدوین شده. لذا طبیعی است در یک سخنرانی امکان به وجود آمدن حوادث و اتفاقات پیش بینی نشده‌ای باشد. در این شرایط می‌توان با اعتراف کاملاً ساده و صمیمی و با به کار بردن اندکی طنز، از این اتفاق برای نزدیک کردن مخاطب استفاده ‌کرد. برای مثال فرض کنید در میانه صحبت یکی از پایه‌های میز سخنرانی ما دچار ایراد شود. میتوان با اندکی طنز چنین بیان کنیم: “ظاهراً موضوع داره زیادی سنگین میشه!”

چگونه ارائه اسلاید داشته باشیم؟

اگر قرار است اسلایدی با خود در سخنرانی داشته باشید باید موارد زیر را حتما مورد توجه قرار دهید:

• تاجایی که امکانش هست، کمتر از اسلاید استفاده کنید.
•  هرگز تعداد اسلایدها را بی‌دلیل اضافه نکنید.
• استفاده از جملات کامل و توضیحات مفصل در یک اسلاید کاملا بی‌معناست. شما اجازه دارید صرفا تیترها و سرخط موضوعات و عکس و فیلمهایی را که مورد نیازتان هست، در اسلاید خود ارائه دهید.
• قانون ۱۰-۲۰-۳۰ میگوید یک ارائه پاورپوینت باید در کمتر از ۱۰ اسلاید، مدت زمان کمتر از ۲۰ دقیقه و حداقل فونت ۳۰ ارائه شود! (البته تعداد اسلایدها تا ۱۵ عدد نیز برای یک ارائه ۲۰ دقیقه‌ای میتواند قابل قبول باشد)
• نمایش اسلایدها چون اغلب بخش نسبتا خشک و در عین‌حال جدی سخنرانی‌ است، لذا یکی از جاهایی هست که می‌تواند با شوخ طبعی همراه باشد.

همراه کردن مخاطبین برای یک ارائه خوب

چطور ارائه خوب داشته باشیم؟ باید اعتراف کرد اگر شما بتوانید مخاطبان را در سخنرانی خود همراه کنید، توانسته‌اید بسیار موفق باشید. مطرح کردن پرسش از جمع مخاطبان، دعوت در مورد ارائه نظر و یا اعتراض، همه و همه به جذاب شدن سخنرانی شما بسیار کمک خواهد کرد. از سوالاتی که ممکن در طول سخنرانی پرسیده شود استقبال کنید. و بیش از همه از سوال پرسیده شده تعریف و شخصیت فرد سوال کننده را تمجید کنید(البته مراقب باشید اینکار شکل افراطی، کلیشه‌ای و تملق را پیدا نکند). طبق تجربه عموم مخاطبین خصوصا در کشور عزیزمان ایران، با اکراه در یک سخنرانی وارد بحث می‌شوند، ولی این قضیه شما را ناامید نکند، اگر حس میکنید در بخشی اظهار نظر مخاطبین می‌تواند مفید و راه‌گشا باشد یک بار (فرضا سوالی را) مطرح کنید، چند ثانیه مکث کرده و بار دوم با اندکی افزایش تن صدا، و حرکت دست‌ها به سمت بالاتر و در عین‌حال فاصله دادن دستها سوال خود را تکرار و منتظر شنیدن یک پاسخ خفیف باشید، سپس همان پاسخ را حمایت و تقویت کرده و خواهش کنید که پاسخ خود را واضح اعلام نمایند خواهید دید که نظرات بعدی نیز ارائه و تعامل مورد نظر که در ابتدا محال به نظر می‌آمد به خوبی برقرار شده است.

ارتباط چشمی موثر در یک ارائه خوب

ارتباط چشمی برقرار کنید! این جمله تقریبا در مورد هر سخنرانی تبدیل به یک کلیشه شده است که همه آن‌را به زبان می‌آورند. در ادامه به شکل کاملاً ساده و موثر به این موضوع می‌پردازیم. همه میدانیم که ارتباط چشمی موثر چیزی فراتر از نگاه کردن به چشمان مخاطب است. یک سخنران حرفه‌ای نه تنها چشمان خود که صورت، دست، پا و به عبارتی کل بدن خود را به طرف مخاطب خود متمایل میکند. وقتی شما در حال ارائه یک سخنرانی می‌باشید باید با تعداد زیادی از مخاطبین ارتباط چشمی داشته باشید. به آرامی نگاه‌های خود را از یک چهره به چهره‌ای دیگر بگردانید. این کار باید به گونه‌ای انجام شود که انگار شما به اکراه نگاه خویش را از این فرد برمی‌دارید (یک ارتباط چشمی کش‌دار!) با هر نگاهی باید یک لبخند یا تغییر در چهره ملایم نیز اتفاق بیافتد؛ اما نه در اوایل یک ارتباط چشمی. برای مثال فرض کنید شما میخواهید نگاه خود را بر روی یکی از مخاطبین ببرید و طول این ارتباط چشمی ۶ ثانیه است. باید ۲ ثانیه اول صرفا خیره به صورت و چشمان او باشید؛ ۲ ثانیه بعدی را با یک تغییر چهره ادامه داده و ۲ ثانیه نیز به برداشتن نگاه خود از وی صرف نمایید.

مهارت سخنرانی در یک ارائه موفق

شمرده صحبت کنید؛ تند صحبت کردن باعث می‌شود مخاطبین نتوانند به درستی به صحبتهای شما متمرکز شود. اینکه شما دارید فرصت تفکر در مورد سخنان خود را از مخاطبین خود می‌گیرید باعث میشود مخاطبان نسبت به شما بی‌اعتماد شده و حس ناخوشایندی پیدا کنند. اگر شما جزو افرادی هستید که دچار تندگویی هستید حتما باید با تمرین و تکرار این عادت را تغییر دهید. حداقل کاری که باید آن را انجام بدهید این است که بخش‌های اصلی سخنرانی خود را کاملا آرام، شمرده و با طمانینه خاصی بیان و تکرار نمایید. این تکنیک تا حد بالایی به ارتقای کیفیت سخنرانی شما کمک کند.

برای یک ارائه ی موفق، به مردم اجازه فکر کردن بدهید!

اگر به سخنرانی‌های سالهای ابتدایی و انتهایی ریاست جمهوری آقای جرج بوش دقت کنید، متوجه خواهید شد که تفاوت و بهبود قابل توجهی بین این سالها در سخنرانی‌های خود داشته است. در این میان بیش از هرچیز دیگری مکث‌های چندثانیه‌ای وی در صحبتهایش وجه بسیار بهتری به سخنرانی وی داد و از حجم انتقادات، که وی را یک سخنران ضعیف می‌دانستند، کاست. یک مکث ۲-۳ ثانیه پس از ارائه یک بخش کلیدی یا مهم در سخنرانی، فرصت تفکر و احساس آرامش و همراهی بیشتر را به مخاطبین شما القا می‌کند. ایجاد مکث‌ها باعث میشود شما به یک فرد مسلط در موضوع مورد بحث به نظر بیایید. در انتها مراقب باشید که از این تکنیک نیز نباید به شکل مفرط استفاده کرد که سخنرانی شما مانند تکه‌های جدا از هم به نظر بیاید. عده‌ای از مربیان سخنرانی، مکث در سخنرانی را مانند پاراگرافهای یک مقاله می‌دانند که بین نکات و بخش‌های کلیدی ارائه قرار می‌گیرند. از این رو می‌توان گفت که حدود ۵-۱۰ مکث در یک ارائه معمول ۲۰ دقیقه‌ای معقول و مناسب باشد.

ارائه تجارب موفق

اینکه شما بتوانید در ضمن سخنرانی خود از تجارب شخصی مرتبط با موضوع بگویید حس اعتماد بالایی را می‌تواند در مخاطب ایجاد کند. این تکنیک خصوصا در شرایطی می‌تواند اتفاق بیفتد که شما می‌خواهید موضوعی را توضیح داده و مثال بیاورید. البته در صورتی که واقعا خود شما تجربه‌ی مشابهی را ندارید از دوستان و آشانایان(خصوصا اگر در جمع حاضر باشند) می‌توانید نقل قول داشته باشید. بازهم در مورد رعایت اصل صداقت تاکید می‌شود در صورتی که واقعا تجربه‌ای را سراغ ندارید حتی می‌توانید صادقانه اعتراف کنید که من تجربه‌ی شخصی دراین زمینه ندارم!

پایان با شکوهِ یک ارائه ی خوب

متاسفانه بسیاری از سخنرانان آنقد مطالب خود را کش می‌دهند که مخاطب آرزو می‌کند که ای کاش هرگز به این جلسه نمی‌آمدم! هرگز مخاطب خود ا خسته نکنید. اگر مشاهده کردید مخاطبان ساعت خود را نگاه می‌کنند، موبایل را چک میکنند، یا توجه آنها به شما کم شده است؛ همه و همه نشانه‌ی این مطلب است که شما مخاطب خود را خسته کرده‌اید و خیلی سریع یا باید به سراغ بخش اصلی مطالب رفته و مطالب را جمع کنید یا حال و هوای جلسه را عوض کنید. استادی را می‌شناسم که در رسمی‌ترین جلسات هم بعد از هر نیم ساعت تمام افراد را از جای خود بلند کرده و مجبور به انجام حرکات کششی می‌کند!

سعی کنید سخنرانی خود را در اوج تمام کنید و تاحدی این پایان غافلگیرانه باشد. مطالب تاثیرگذار خود را در پایان ارائه دهید و به نوعی سخنرانی خود را تمام کنید که مخاطب همچنان تشنه مطالب بماند. همچنان که برخورد اول بسیار حائز اهمیت است، چگونه تمام کردن یک ارائه هم به خوبی در خاطر افراد خواهد ماند. جمع بندی نهایی و بیان مهمترین نکته ارائه در قالب فیلم یا نقل قول نیز میتواند یک پایان خوب باشد. در پایان به تشویق‌ها پاسخ داده و با ادای احترام از حضار بابت توجه به سخنان شما سپاسگزاری و ادای احترام نمایید.

چگونه در یک زمینه کاملا تخصصی ارائه موفق داشته باشیم؟

من هم با شما هم عقیده‌ام که نکات ذکر شده در این مقاله هرچند لازم هستند، اما هرگز جهت ارائه شما کافی نخواهد بود؛ چرا که نحوه ارائه یک طرح جدی اقتصادی برای مدیران ارشد یک بانک جهت همکاری در پروژه با نحوه ارائه جهت معرفی یک ایونت دانشجویی متفاوت است. اما نگران نباشید، چراکه اگر شما در حال مطالعه این مقاله هستید به این معنا است که شما دسترسی به اینترنت دارید! ارائه‌های بسیاری در سایتهای مختلف وجود دارد که شما می‌توانید از آنها بهره بگیرید. بی‌شک یکی از ارزشمندترین این منابع سایت TED.com است که در بسیاری از زمینه‌ها صدها ارائه موفق و حرفه‌ای را در خود جای داده است. با بررسی و دقت در چند مورد از این ارائه‌ها می‌توانید نکات ارزشمند مختص به زمینه خود را پیدا کنید.

نویسنده: مجید شاه محمدی