تفویض اختیار | تفویض اختیار چیست | اصول تفویض اختیار

مدت زمان تخمینی برای مطالعه این مقاله ی تخصصی، ۱۰ دقیقه می باشد.

تفویض اختیار چیست | مدیریت یعنی دستیابی به نتایج با استفاده از دیگران! این یکی از تعاریف ارائه شده برای مدیریت است و البته یکی از قابلیت های مدیر خوب نیز داشتن همین توانایی است. این عمل در حقیقت همان تفویض اختیار یا Delegation of Authority است. البته تفویض اختیار تنها مختص مدیران نیست. هر فردی باید توانایی تفویض اختیار را بخوبی و بدرستی داشته باشد. خبر بد اینکه بسیاری از افراد و حتی بسیاری از مدیران، توانایی تفویض اختیار را ندارند! اما خبر خوب اینکه این توانایی آموختنی است. در این مقاله سعی شده است به طور خلاصه این توانایی را به شما بیاموزیم. اما بیایید در ابتدا بررسی کنیم که عدم توانایی در تفویض اختیار چه پیامد هایی را برای ما دارد؟

پیامد های عدم توانایی در تفویض اختیار

اولین و مهمترین پیامد عدم تفویض اختیار، نداشتن زمان کافی برای انجام کارهای مهم و تداخل جدی در مدیریت زمان است. اگر یکی از آرزوهای همیشگی شما این بود که یک شبانه روز بجای ۲۴ ساعت ۴۸ ساعت طول میکشید، باید بگویم که مهارت تفویض اختیار همچون غول چراغ جادو میتواند این آرزوی شما را برآورده کند. جالب است بدانیم که بسیاری از مدیران ما چه در مجموعه های دولتی و چه در مجموعه های خصوصی، بیشتر وقت خود را صرف پاسخ گویی به تلفن ها، نوشتن نامه ها، رسیدگی به امور دفتری و … میکنند! در حالی که وظیفه ی یک مدیر، برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، رهبری و نظارت و کنترل بر اجرای درست کارهاست نه اجرای کارهای خرد و جزئی! از دیگر پیامدهای عدم تفویض اختیار، مواجه شدن فرد با انباشتی از مسئولیت ها و کارهاست که شخص را علاوه بر کمبود زمان با کلافگی، فشارهای عصبی، خستگی مفرط، عدم تمرکز و از همه مهمتر اضطراب ناشی از انجام نشدن کارها مواجه میکند. اما چرا بسیاری از افراد از تفویض اختیار ممانعت می کنند؟

باورهای نادرست در مورد تفویض اختیار

بسیاری از افراد باورهای نادرستی در مورد تفویض اختیار دارند که موجب می گردد تا از محول کردن کارهای خود به دیگران خودداری کنند!

۱. وقت کافی برای تفویض اختیار موجود نیست!

بسیاری از افراد شب و روز مشغول کارند و فکر میکنند اگر کاری را خودشان انجام دهند سریعتر تمام میشود تا اینکه بخواهند آن را به فرد دیگری محول کنند. در این مورد باید گفت که تفویض اختیار موثرترین شیوه استفاده از زمان برای دستیابی به بالاترین بهره وری است. نکته ی مهم دیگر اینکه، بعضی از افراد به غلط در کسری از زمان (و به اصطلاح بطور سرپایی) کارهای خود را به فرد دیگری محول میکنند و بطور اجمالی، تنها خلاصه ای از کارها و نتایج مورد انتظار را به آن ها شرح میدهند. باید گفت این کار تفویض اختیار نیست، بلکه سلب مسئولیت است! در این صورت، زمانی را که به تصحیحِ کارهایِ انجام یافته، اختصاص خواهید داد بسیار بیشتر از زمانی است که باید صرف می شد تا کار ها را بطور درست به شخصِ مسئول واگذار گردند! در ادامه به شیوه درست تفویض اختیار یا شرایط تفویض اختیار اشاره خواهیم نمود.

۲. کارکنان شایستگی لازم برای انجام کارها را ندارند!

بسیاری از مدیران کارمندان خود را دست کم میگیرند. بهتر است یک بار به کارمندانتان آموزش دهید و بگذارید با سعی و خطا در این کار حرفه ای شوند. از آن پس، آنها به یاری شما خواهند آمد. اگر این کار را بدرستی انجام دادید اما باز هم به این نتیجه رسیدید که کارکنان ناشایستی دارید، باید بلافاصله مهارت های استخدام نیروهای درست را یاد بگیرید و از دست کارکنان ناشایست خلاص شوید. هرچه زودتر این کار را انجام دهید به نفعتان است. زیرا کارمند بد، مانند آفتی است که اگر در نطفه اداره نشود، کل سازمان را مبتلا خواهند نمود.

۳. اگر می خواهید کاری درست انجام شود، باید آن را خودتان انجام دهید!

بسیاری از افراد و مخصوصاً مدیران، سال ها وظیفه ی انجام کاری را داشته اند و در آن کار متبحر شده اند. اما وقتی به مرحله ای میرسند که می دانند باید مسئولیت انجام این کار را به فرد دیگری واگذار کنند، باز ترجیح می دهند آن کار را خودشان انجام دهند تا از اجرای درست آن مطمئن شوند. علت این است که فرد با انجام آن کار در محدوده امن خود قرار می گیرد و البته دیرتر به سراغ کارهایی خواهد رفت که مجبور است پا از محدوده امن خود فراتر بگذارد. اگر شما هم در زمره این افراد قرار دارید، باید گفت این کار باعث میشود تعداد کارها و مسئولیت های شما زیادتر شده و از انجام کارهای اصلی باز بمانید! در این موارد از قانون «۷۰ درصد» یا «۷۰ Percent Rule» استفاده نمایید. این قانون میگوید اگر کسی میتواند کاری را به اندازه ۷۰ درصد به خوبی شما انجام دهد پس باید کار را به وی محول کنید. اگر به ۷۰ درصد راضی نیستید باید بگوییم شما فرد کمال طلبی هستید و باید برای رفع این عارضه اقدام کنید. در سری مقالات غلبه بر کمال طلبی راهکارهای آن را کامل به شما گفته ایم.

۴. در صورت تفویض اختیار دیگران فکر میکنند در رأس امور نیستم!

مدیران معمولاً خودخواه هستند و تعصب خاصی دارند که دیگران فکر کنند آنها در رأس امور قرار دارند و از همه چیز مطلعند! به همین علت از تفویض اختیار خودداری میکنند! باید گفت که واقعیت عکس این است و اصلاً نیازی نیست یک مدیر در جریان همه کار ها قرار بگیرد! شما در مقام یک مدیر، کارکنانی دارید که کارها را انجام میدهند و در رأس امور قرار دارند و هر موقع که نیاز شد سریعاً شما را در جریان امور قرار خواهند داد.

اما شرایط تفویض اختیار چیست؟

اصول تفویض اختیار

باید بدانید که اولین گام برای تفویض اختیار همچون سایر کارها، برنامه ریزی است. این بخش، مهمترین مرحله تفویض اختیار است. در صورتی که توسط بسیاری از افراد بمنظور کاهش اتلاف زمان نادیده گرفته می شود! باید بدانید هر دقیقه ای که برای برنامه ریزی صرف می کنید ۱۰ الی ۱۲ دقیقه از زمان اجرای کار کاهش می دهد! اما برنامه ریزی باید به چه صورتی باشد؟ پیشنهاد ما این است که برنامه ریزی برای تفویض اختیار را از آخر به اول انجام دهید؛ بدین معنی که ابتدا نتایجی را که از کار انتظار دارید لیست کنید. سپس گام هایی که باید برای رسیدن به این نتایج انجام شود، بدقت روی کاغذ بیاورید. دوباره یادآور میشویم که این کار اتلاف زمان نیست بلکه دقیقاً سرمایه گذاری زمانی است. پس از اینکه گام های اجرایی مشخص شد، زمان مورد نیاز برای هر گام را بنویسید. زمان شروع، زمان پایان و معیارهایی که نشان می دهد هر گام با کیفیت مطلوب انجام شده است را نیز تعیین کنید تا از دوباره کاری جلوگیری شود.
درگام بعدی باید بدنبال فرد مناسب برای محول کردن کار به وی باشید. یادتان باشد که قرار است از استعدادهای بالقوه کارمندانتان استفاده کنید اما در این کار زیاده روی نکنید. انتخاب فرد نامناسب، خود از آفت های تفویض اختیار است. احتمال دارد در این قسمت تصمیم بگیرید که خودتان کار را انجام دهید. بعنوان مثال، به اقتضای موضوع پایان نامه ی ارشد و دکتری ام، در برنامه نویسی تبحر نسبی یافته ام. چند وقت پیش، نیاز داشتیم تا تعدادی از اطلاعات مشتریانمان را طبقه بندی کنیم. دسته بندی اطلاعات، کار بسیار زمان بری بود که می توانست با چند خط برنامه نویسی، بسیار آسان تر و سریع تر انجام گردد. بنابراین ترجیح دادم خودم دست به کار شوم و در زمانی کم، یک برنامه ی ساده کامپیوتری بنویسم که کار تیم را بسیار تسریع میکرد. این مثالی ساده از زمانی بود که انجام کار توسط خودتان بسیار سریع تر و البته هوشمندانه تر خواهد بود. البته گزینه ی دیگری نیز وجود دارد. برون سپاری! شرکت هایی هستند که برخی از کارهای مد نظر شما را بطور تخصصی و با اختلاف هزینه کم ولی سریعتر از شما انجام میدهند. در چنین مواردی برون سپاری میتواند یک انتخاب هوشمندانه باشد.
پس از اینکه فرد مناسب را پیدا کردید به وی آموزش های لازم برای انجام کار را بدهید. زمان شروع و گام های مورد نظر و معیارهایی که میخواهید رعایت شوند را به دقت به وی شرح دهید. یادتان باشد این فرد را به چشم یک کارخانه ببینید. این جمله دو معنی دارد. اول اینکه برای شما محصول این کارخانه مهم باشد نه فعالیت هایی که برای تولید محصول انجام میشود. یعنی نتایجی که بعد از اجرای کار انتظار دارید را از وی بخواهید و کاری نداشته باشید که فرد آن کار را چگونه انجام میدهد. معنی دوم جمله فوق این است که به فرد اختیارات مناسب را بدهید. در بسیاری از موارد نتایج خواسته شده از فرد با اختیاراتی که به وی داده شده متناقض است. این جمله بدین معنی نیست که اختیار تام به وی بدهید اما میزان اختیاراتش باید به گونه ای باشد که اگر نتایج مد نظر شما حاصل نشد در قبال کم کاری خود جوابگو باشد نه اینکه داشتن بعضی از محدودیت ها را عامل این کم کاری بداند.
بعنوان مثال دو کارخانه ی تولید مواد غذایی در ماه رمضان تبلیغات خود را به دو شرکت مشاوره تبلیغاتی برون سپاری کردند. در حین اجرای تبلیغات، مدیران این دو کارخانه خارج از ایران بودند و دسترسی به آنها میسر نبود. مدیر اول پس از تایید طرح کمپین تبلیغاتی، اختیار تام در اجرای آن به شرکت مشاور خود داده بود اما مدیر کارخانه دوم همچین اختیاری را به شرکت مشاور تبلیغاتی خود نداده بود. پس از پایان ماه رمضان فروش کارخانه اول طبق طرح برنامه ریزی شده افزایش داشت در صورتی که کارخانه دوم با کاهش فروش مواجه شده بود. بررسی ها نشان داد که قرار بود تبلیغات محصولات هر دو کارخانه در بین سریالی که از شبکه یک بعد از اذان مغرب پخش میشد، نشان داده شود. مشاور کارخانه اول پس از گذشت دو روز از اکران سریال ها دریافته بود که سریال پخش شده از شبکه دو مخاطب بیشتری دارد و بلافاصله ترتیبی داده بود تا پخش تیزرهای تبلیغاتی از شبکه اول به شبکه دوم تغییر کنند. اما مشاور کارخانه دوم همچین اختیاری را نداشت و تیزرهای آن کارخانه طبق برنامه تصویب شده پخش شدند و متاسفانه نتایج کار بسیار اسف بار بود.
بنابراین وقتی افراد را به شکل یک کارخانه می بینید حتماً نتایجی را که مد نظرتان است به دقت به آن ها شرح دهید و ضمناً اختیارات مورد نیاز را به آن ها بدهید تا مسئولیت اجرای کار نیز به وی محول گردد. در آخر باید بدانید که تفویض اختیار نباید باعث شود که شما پاسخگوی نتایج کارها نباشید. پاسخگویی کیفیت کار اجرا شده و نتایج حاصله نهایتاً با خود شماست!

نویسنده: پویا معتمدی